Por quanto tempo sou obrigado a guardar o prontuário do paciente antes de descartar?

Descartar prontuário antes da hora é erro que aparece em sindicância e em ação de responsabilidade civil. Veja o prazo de cada suporte e o que a clínica precisa exigir do próprio sistema.

Papel, digitalizado ou eletrônico: o prazo não é o mesmo

Três situações, três respostas. Prontuário só em papel, nunca digitalizado: prazo mínimo de 20 anos do último registro, e agora pode ser eliminado mesmo sem ter sido convertido para meio digital antes (Parecer CFM nº 19/2026). Prontuário digitalizado a partir do papel: a Lei nº 13.787/2018 também permite eliminar após 20 anos, mas a Resolução CFM nº 1.821/2007 recomenda guarda permanente para o que foi arquivado eletronicamente. Prontuário que nasce eletrônico, direto no sistema da clínica: mesma orientação de guarda permanente, sem prazo para descarte.

Por que a diferença importa. Se a clínica já usa prontuário eletrônico, "posso apagar depois de 20 anos" praticamente não se aplica a você. A pergunta vale para o arquivo físico antigo, papel que nunca entrou no sistema.

Depois de 20 anos, já posso descartar o prontuário em papel?

Sim, com procedimento formal. O Parecer CFM nº 19/2026, divulgado pelo CFM em junho de 2026, esclareceu uma dúvida antiga: o prontuário em suporte físico pode ser eliminado após os 20 anos do último registro, mesmo que nunca tenha sido digitalizado, desde que não exista determinação legal, judicial, administrativa, contratual ou arquivística impondo prazo maior.

Mas não é jogar no lixo comum. O próprio parecer lista o que precisa existir antes da eliminação: termo formal com identificação do paciente, número do prontuário, data do último registro e método de destruição usado; método que impeça reconstrução ou leitura dos dados, como fragmentação ou incineração; e supervisão da direção técnica e da direção clínica do serviço de saúde.

Não precisa avisar o paciente antes, mas é prudente. A norma não exige comunicação prévia a paciente, familiares ou CRM. Ainda assim, avisar reduz risco de reclamação, principalmente se houver processo em curso ou pedido de cópia recente.

O que diz a norma

• Lei nº 13.787/2018, art. 6º: prazo mínimo de 20 anos, contado do último registro, para eliminar prontuário em papel ou digitalizado; alternativa é devolver o documento ao paciente, preservando sigilo no descarte.
• Resolução CFM nº 1.821/2007: art. 8º fixa os 20 anos para o suporte físico não arquivado eletronicamente; art. 7º recomenda guarda permanente para o que está arquivado em meio óptico, microfilmado ou digitalizado, incluindo o prontuário eletrônico.
• Parecer CFM nº 19/2026: consolidou o entendimento sobre o descarte do prontuário em papel, autorizando a eliminação após 20 anos mesmo sem digitalização prévia, desde que respeitados os requisitos de segurança, sigilo e rastreabilidade, e atualizou orientação anterior do Parecer CFM nº 6/2015.

Nenhuma dessas normas altera a regra específica de prontuário na telemedicina, que segue a Resolução CFM nº 2.314/2022. Quem atende por teleconsulta deve ver também quem responde pela guarda do prontuário na telemedicina, tema com regra própria de responsabilidade.

Na prática: o que isso muda para quem usa prontuário eletrônico

Trate "guarda permanente" como custo do negócio, não detalhe técnico. Ao contratar ou trocar de sistema, pergunte por escrito: o que acontece com os dados se eu cancelar o contrato? Existe exportação completa em formato legível? O fornecedor garante retenção pelo tempo que eu precisar, e não só enquanto a assinatura estiver ativa?

Backup não é opcional, é continuidade jurídica. Prontuário eletrônico perdido por falha do fornecedor, sem backup independente, vira prova que não existe mais numa ação de responsabilidade civil ou sindicância no CRM. Ao migrar de sistema, exija relatório de exportação, valide uma amostra dos dados no destino e só depois desligue o sistema antigo.

O arquivo físico residual também precisa de política. Se a clínica tem papel antigo parado, decida com a direção técnica: mantém, digitaliza, ou já passou dos 20 anos e pode seguir o rito do Parecer CFM nº 19/2026. Não deixe essa decisão para quem faz limpeza no depósito.

Erros que fazem o médico perder essa proteção

• Descartar por conta própria, sem termo de eliminação. Sem documentação do que foi destruído, quando e por quem, você não tem como provar que agiu dentro do prazo e do rito corretos se for questionado depois.
• Apagar prontuário eletrônico achando que os 20 anos também valem para ele. A orientação do CFM para o eletrônico é guarda permanente. Tratar o eletrônico como o papel é o erro mais caro, porque não tem volta.
• Não verificar processo ou perícia pendente. Prontuário com prazo vencido, mas envolvido em disputa judicial ou administrativa, não pode ser eliminado até o fim dessa pendência.
• Confiar só no fornecedor de software, sem contrato que garanta o acesso. Se a plataforma encerra as atividades ou você troca de sistema sem cláusula de exportação, o prontuário, que é o documento que decide um processo, pode simplesmente sumir com ele.
• Ignorar o paciente menor de idade ou incapaz. A prescrição civil pode só começar a correr depois que a pessoa atinge a maioridade, o que empurra o prazo prático de guarda para além dos 20 anos do atendimento.

Se você já descartou prontuário fora do prazo, ou está sendo cobrado por isso numa sindicância ou numa ação judicial, um escritório especializado em defesa de médicos pode avaliar a situação concreta e explicar os próximos passos.

Perguntas frequentes